Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Организации, где работник трудится:
- Название организации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Адрес места работы;
- Телефон;
- Должности, которые работник занимал:
- Название должности;
- Тарифный разряд или уровень;
- Дата начала работы на данной должности;
- Дата окончания работы на данной должности (если есть);
- Периодах работы:
- Дата начала работы в организации;
- Дата окончания работы в организации;
- Общая продолжительность работы;
- Видах деятельности:
- Основная и (при наличии) дополнительная специальность;
- Род деятельности (работы);
- Качестве строительных рабочих и рабочих промышленности:
- Профессии строительных рабочих;
- Профессии рабочих промышленности;
- Начислениях и выплатах:
- Начисленной и выплаченной заработной плате;
- Отпускных;
- Премиях;
- Других выплатах;
- Трудовом поведении:
- Сведениях о дисциплинарных взысканиях;
- Нарушениях трудовой дисциплины.
ЭТК позволяет хранить всю необходимую информацию о трудовой деятельности работника в удобном и электронном формате. Также она удобна для работы работодателей и служб занятости, которые могут получить доступ к данным для проверки рабочего стажа и трудовой истории работника.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Какие правила изменились?
В 2024 году были внесены значительные изменения в правила заполнения трудовой книжки. Вот основные изменения:
- Указание фамилии и имени работника в трудовой книжке теперь осуществляется по данным паспорта, а не по данным трудового договора.
- Добавлена обязательность указания ИНН работника в трудовой книжке.
- Изменился порядок указания сведений о предыдущих местах работы. Теперь необходимо указывать не только названия организаций, но и даты начала и окончания работы.
- Внесены изменения в заполнение раздела о профессиональной подготовке. Теперь требуется указание не только наименования учебного заведения, но и даты получения образования или прохождения курсов.
- Установлено новое правило, согласно которому необходимо указывать информацию о полученных наградах и поощрениях в трудовой книжке.
Как внести изменения в старые трудовые книжки?
Внесение изменений в старые трудовые книжки, которые были выданы до 2024 года, будет возможно согласно новым правилам. Для этого необходимо обратиться в соответствующую организацию, где вы получили данную трудовую книжку.
Шаг 1: Подготовьте все необходимые документы, подтверждающие изменения, которые необходимо внести в трудовую книжку. Это могут быть документы о переводе на другую должность, повышении квалификации, получении новых навыков или образования.
Шаг 2: Обратитесь в отдел кадров вашей организации или в управление учета труда и заработной платы. Предоставьте им все необходимые документы и объясните, какие изменения вы хотите внести в трудовую книжку.
Шаг 3: Сотрудники отдела кадров или управления учета труда и заработной платы проверят предоставленные документы и осуществят внесение изменений в вашу трудовую книжку.
Шаг 4: Получите обновленную трудовую книжку с внесенными изменениями. Проверьте, что все данные указаны правильно.
Важно помнить, что в случае фальсификации данных или представления недостоверных документов, вы можете быть привлечены к ответственности.
Таким образом, хотя новые правила заполнения трудовой книжки вступят в силу с 2024 года, внести изменения в старые трудовые книжки будет возможно путем обращения в отдел кадров или управление учета труда и заработной платы. Следует учесть, что процедура внесения изменений может различаться в разных организациях.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
В соответствии с новыми правилами заполнения трудовой книжки, ответственность за внесение записей в книжку несет работодатель. Однако, сотрудник также должен контролировать правильность заполнения и исправления возможных ошибок.
В трудовой книжке вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую работу, смене места работы, совместительстве, увольнении, а также о других изменениях в трудовых отношениях. Записи должны быть произведены в срок, прописанный законодательством.
При внесении изменений в книжку (исправления, дополнения) необходимо заполнить электронную копию с сохранением предыдущих записей. В случае утери или испорченности трудовой книжки необходимо получить ее дубликат.
- В трудовой книжке также должны быть заполнены титульный лист и листы, связанные с постоянным и временным переводом, а также со смертью или увольнением сотрудника.
- В случае совместительства следует производить раздельную запись по местам работы и авторизовывать их заверением подписью работодателя.
- При приеме на работу необходимо внести запись в трудовые книжки и подтвердить ее подписью работников, принимавших участие в процессе приема.
Правила и сроки изменений в книге учета движения трудовых книжек
Для обеспечения правильного учета движения трудовых книжек в организации необходимо соблюдать определенные правила и сроки внесения изменений в книгу учета. Основным документом, регламентирующим эти процессы, является «Порядок ведения и внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек».
Согласно данным правилам, любые изменения, связанные с движением трудовых книжек, должны вноситься немедленно после возникновения соответствующих обстоятельств. Это может быть, например, принятие нового работника на работу, его увольнение или перевод на другую должность в организации.
Важно отметить, что все изменения, внесенные в книгу учета, должны быть надлежаще оформлены и подписаны руководителем или уполномоченным лицом организации. Кроме того, изменения следует отражать с использованием даты и номера соответствующего документа, подтверждающего факт изменения (например, трудового договора или приказа о переводе).
С учетом сроков и правил внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек можно оптимизировать процесс поддержания актуальной информации. Важно иметь в виду, что нерегулярные или задержанные изменения могут создать проблемы при проверке или анализе данных, а также вызвать недопустимые ошибки в документации.
В целом, соблюдение правил и сроков внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек является важным аспектом эффективного управления кадровыми процессами и поддержания достоверности информации.
Ответственность за отсутствие записей
В трудовой книжке каждого сотрудника должны быть точные и полные записи о его трудовой деятельности. Но что делать, если в процессе ведения книжки была пропущена какая-либо запись? Какие правила и обязанности в этом случае существуют для работодателя и работника?
Основная ответственность за ведение и составление записей в трудовой книжке лежит на работодателе. Это означает, что если в книжку сотрудника не была внесена какая-то запись, ответственность за это несет работодатель.
Однако, работник также несет определенную ответственность за внесение своих данных в трудовую книжку. Сотрудник должен внимательно следить за правильностью и полнотой записей, а также своевременно информировать работодателя о пропущенной записи. Если работник не уведомил работодателя о пропуске, то он также несет определенную ответственность.
Какие записи вносятся в трудовую книжку в 2024 году
В 2024 году в трудовую книжку будут вноситься следующие записи:
1. Дата принятия на работу — дата, с которой работник был принят на работу в организацию.
2. Должность — наименование должности, которую занимает работник.
3. Сведения о периодах работы — указывается период работы в организации, включая дату начала и окончания работы.
4. Трудовой договор — указывается номер и дата заключения трудового договора.
5. Данные о заработной плате — указывается размер заработной платы, составляющий основу для начисления страховых взносов.
6. Начисления и удержания — указываются начисленные работнику суммы пособий, компенсаций, надбавок, а также суммы удержаний.
7. Испытательный срок — указывается дата начала и окончания испытательного срока.
8. Переводы и перемещения — указываются даты перевода работника на другую должность, перемещения в другой филиал или подразделение.
9. Отпуска и отгулы — указывается дата начала и окончания отпусков, а также сроки отгулов.
10. Заключение о работнике — указывается дата и основание выдачи заключения о работнике.
11. Решения о премировании и награждении — указывается дата принятия решения о премировании и награждении работника.
12. Расторжение трудового договора — указывается дата и основание расторжения трудового договора.
13. Дата выхода на пенсию — если работник вышел на пенсию в 2024 году, указывается дата.
Эти записи являются ключевыми для отражения изменений в трудовом статусе и условиях работы работников в трудовой книжке в 2024 году.